Cách gộp ô trong excel “thần tốc” nhất

Cách gộp ô trong excel như thế nào? Với cách gộp ô thông thường, chỉ có dữ liệu của ô trên cùng bên trái được giữ lại trong khi dữ liệu của những ô khác sẽ bị xoá đi. Trong trang tính Excel, các bạn có thể sẽ phải gộp hai ô hay nhiều ô lại thành một ô lớn, với mục đích hiển thị dữ liệu tốt hơn và điều chỉnh nội dung có cấu trúc gọn gàng hơn. Đôi khi, nội dung trong một ô quá nhiều và các bạn quyết định gộp thêm ô trống bên cạnh để có nhiều không gian cho dữ liệu của bản thân mình. Việc gộp ô trong Excel cũng có những khó khăn nhất định vì nếu các bạn định gộp nhiều ô có chứa dữ liệu, chức năng gộp ô cơ bản của Excel sẽ chỉ giữ lại dữ liệu của ô đầu tiên bên trái hoặc của ô đầu tiên trên cùng và xóa đi thông tin ở những ô còn lại mà. Vậy liệu có cách gộp ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu không? Hãy cùng Topmeta.vn tham khảo bài viết dưới đây để biết về cách gộp ô trong excel nhé!

Cách gộp ô trong Excel sử dụng chức năng Merge & Center

Cách nhanh nhất và đơn giản nhất để gộp hai hoặc nhiều ô trong Excel cùng một lúc là sử dụng công cụ Merge & Center. Cách thức thực hiện chỉ bao gồm 2 bước mà thôi:

Bước thứ nhất: Chọn các ô liền kề nhau mà bạn muốn gộp chúng lại.

Bước thứ 2: Tại tab Home => Alignment, bạn hãy click chuột vào Merge & Center.

Như hình dưới đây trong ví dụ này, chúng ta có dữ liệu ở ô A2 và các bạn muốn gộp ô này với các ô B2 và C2 bên phải để tạo thành một ô lớn chứa được toàn bộ thông tin đó.

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Một khi bạn đã click con trỏ chuột vào Merge & Center, ô được chọn sẽ được gộp với các ô còn lại thành 1 ô và văn bản trong ô sẽ được căn giữa như trong ảnh dưới đây:

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Những lựa chọn gộp ô khác trong trang tính Excel:

Để lựa chọn các phương pháp gộp ô khác trong trang tính Excel, bạn hãy click vào ô mũi tên bên cạnh Merge & Center và chọn xem bạn muốn gộp ô theo cách nào nhé:

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Merge Across – gộp nhiều ô được chọn theo từng dòng riêng biệt.

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Merge Cells là gộp nhiều ô thành một ô duy nhất mà không căn lề chính giữa cho thông tin trong ô excel.

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Mẹo: Để thay đổi căn lề sau khi gộp ô, bạn chỉ cần chọn ô đã gộp và click chuột vào kiểu căn lề thích hợp trong tab Home => Alignment.

Những trường hợp xảy ra lỗi khi kéo công thức với ô được trộn, gộp trong trang tính excel:

Lỗi này sẽ xuất hiện do trong phạm vi vùng sao chép công thức có những ô đang được trộn ô, mà độ lớn các ô trộn lại không giống nhau nhé:

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

+Ở dòng 2: trộn 3 ô D2, E2, F2

+Ở dòng 4: trộn 2 ô D4, E4

+Ở dòng 5: trộn 3 ô D5, E5, F5

Khi đó chúng ta không thể sao chép công thức “filldown” như một cách bình thường được nữa.

Ngoài ra việc trộn ô còn khiến chúng ta gặp lỗi khi muốn sắp xếp dữ liệu nữa:

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Những cách kéo công thức khi áp dụng chức năng trộn ô trong trang tính excel

Để khắc phục những lỗi như bên trên, chúng ta có thể làm theo 2 cách như dưới đây nhé:

Cách thứ nhất: Bỏ chức năng trộn ô trước khi kéo công thức này lên

+Chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần kéo công thức đó, tạm thời loại bỏ chức năng trộn ô (Bấm trở lại mục Merge cell & center) nha.

+Tiếp sau đó filldown công thức trong một cột chứa kết quả

+Cuối cùng là: Thực hiện chức năng Merge Across cho vùng kết quả nha.

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Cách thứ 2: Loại bỏ các ô bị trộn ở phía dưới rồi kéo công thức từ dòng trên xuống nha

Cách này thực hiện như dưới hình này:

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Mong rằng qua bài viết này các bạn sẽ không còn mắc phải lỗi khi kéo công thức trong các ô bị trộn và gộp nữa nhé.

Ngoài ra chúng ta hết sức lưu ý khi sử dụng chức năng trộn ô trong trang tính Excel. Nên tránh sử dụng trộn ô trong vùng có thể chứa các công thức, hoặc trong vùng cần sắp xếp dữ liệu.

Chức năng gộp ô trong Excel và những hạn chế của chúng

Khi sử dụng chức năng này của trang tính Excel để gộp ô, các bạn nên lưu ý như những ý dưới đây:

1.Là bạn hãy chắc chắn rằng tất cả những thông tin bạn muốn xuất hiện trong ô đã gộp sẽ nằm trong ô đầu tiên bên trái của dãy ô được chọn bởi lẽ chỉ có dữ liệu trong ô này là được giữ lại sau khi gộp ô và dữ liệu trong những ô còn lại sẽ bị xóa. Nếu bạn muốn gộp nhiều ô mà không mất dữ liệu, thì hãy tìm hiểu ở phần sau của bài viết này nhé mọi người.

2.Nếu mà ô Merge & Center có màu xám, có khả năng là những ô bạn chọn đang ở dạng Edit. Hãy nhấn phím Enter để thoát dạng Edit và sau đó thử gộp ô lại xem sao.

3.Không có một phương pháp gộp ô nào là khả thi khi bạn đang sử dụng bảng tính Excel. Bạn sẽ phải đổi bảng thành các ô số liệu thông thường trước (chuột phải vào bảng, nhấn chọn Table => chọn Convert to Range), sau đó mới tiến hành gộp ô trong trang tính.

4.Bạn sẽ không thể chọn lựa riêng các ô đã gộp và ô chưa gộp bằng cách sử dụng các công cụ sẵn có của trang tính Excel mà phải thao tác bằng tay thủ công, đơn thuần.

Trộn ô (Merge Cell ) là một trong những chức năng thường xuyên được sử dụng trong trang tính Excel. Nó giúp chúng ta có thể trình bày tốt hơn, mắt dễ nhìn hơn với những nội dung lớn hoặc dài hơn một ô. Để làm việc này một cách nhanh chóng nhất, có lẽ bạn cần tới phím tắt cho những chức năng này. Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu cách gọi phím tắt cho chức năng merge cell trong trang tính excel nhé.

Những cách gọi phím tắt merge cell trong trang tính excel

Nếu bạn lục tìm trong danh sách phím tắt có sẵn của Excel, hẳn bạn sẽ tốn công vô ích bởi không có sẵn phím tắt riêng cho chức năng này. Tuy nhiên Excel hỗ trợ cho chúng ta một tính năng rất hữu ích giúp bạn có thể sử dụng hầu hết các công cụ trên thanh công cụ bằng phím tắt đó là sử dụng phím ALT trên bàn phím nhé.

Gọi danh sách phím tắt bằng phím Alt

Khi nhấn phím ALT trên bàn phím trên thanh công cụ của Excel sẽ xuất hiện các phím tắt đại diện cho từng thẻ, từng nhóm và từng chức năng:

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Phím tắt merge cell

Công cụ Merge cell nằm trong nhóm Alignment, trong thẻ Home. Vì vậy nên chúng ta sẽ bấm phím H để chọn thẻ Home trước nhé.

Tiếp theo bấm phím M như hình dưới đây nhé:

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Danh sách các chức năng có trong Merge & Center sẽ xuất hiện gồm:

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

+Merge & center: trộn các ô, nội dung được đưa vào giữa vùng ô trộn (trộn ô đồng thời đưa nội dung vào giữa ô trong excel)

+Merge Across: trộn các ô trên cùng một hàng (nếu vùng có nhiều hàng thì sẽ có mỗi hàng một ô được trộn).

+Merge Cells là: trộn tất cả các ô trong vùng thành một ô (nhiều hàng nhiều cột về cùng 1 ô, chỉ trộn ô mà không đưa vào giữa) nha.

+Unmerge Cells: bỏ chức năng trộn ô trong một ô đã được trộn từ trước đó.

Như vậy ta sẽ có tổ hợp phím tắt như sau:

+Merge & center: Alt + H + M + C

+Merge Across:Alt + H + M + A

+Merge Cells: Alt + H + M + M

+Unmerge Cells: Alt + H + M + U

Các cách gộp các ô trong Excel mà không mất dữ liệu:

Chức năng gộp ô truyền thống của trang tính Excel sẽ chỉ giữ lại thông tin và dữ liệu trong ô trên cùng bên trái trong dãy ô mà bạn đã lựa chọn. Mặc dù Excel đã có nhiều cải tiến trong các phiên bản gần đây, Excel dường như đã bỏ qua vấn đề gộp ô này vì chúng vẫn tồn tại ở các phiên bản Excel 2013 và 2016. Nhưng tuy nhiên, luôn có đường vòng để giải quyết những bài toán như thế này.

Cách thứ nhất: Gộp ô trong một cột “chức năng Justify”

Đây là cách nhanh và dễ dàng để gộp ô trong Excel mà vẫn giữ đầy đủ nội dung trong các ô tính. Tuy nhiên, nó yêu cầu các ô được gộp phải cùng nằm trong một cột.

+Chọn tất cả các ô mà bạn muốn gộp chúng.

+Điều chỉnh độ rộng làm sao cho cột của nó có thể chứa vừa được thông tin của tất cả các ô.

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

+Ở trong tab Home, phần Editing, bạn chọn Fill – cách này sẽ chuyển toàn bộ thông tin của các ô được chọn vào ô trên cùng.

+Click chuột vào Merge and Center hoặc Merge Cells, tùy vào việc bạn muốn thông tin trong ô được gộp có căn lề chính giữa hay là không.

Nếu những giá trị được gộp tràn ra các hàng dưới đó, bạn hãy điều chỉnh cho cột rộng hơn và lặp lại quy trình này.

Cách gộp ô này dễ thực hiện nhưng cũng có những nhược điểm như sau đây:

+Dùng Justify, bạn chỉ có gộp các ô trong 1 cột duy nhất.

+Cách này chỉ phù hợp với các ô chứa văn bản, ô chứa số cũng như công thức không thể gộp theo cách này được.

+Cách này sẽ không thực hiện được nếu có bất cứ một ô trống nào nằm giữa các ô được chọn.

Cách thứ 2: Gộp nhiều ô mà vẫn giữ nguyên dữ liệu sử dụng công cụ ngoài Merge Cells.

Để có thể gộp nhiều ô trong trang tính Excel mà không làm mất dữ liệu, bạn có thể sử dụng công cụ Merge Cells for Excel.

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Bằng cách dùng công cụ ngoài này, các bạn có thể nhanh chóng gộp nhiều ô chứa bất cứ dữ liệu nào, từ chữ, số hay ngày tháng cho đến những ký tự đặc biệt. Các bạn còn có thể phân tách những thông tin sau khi gộp bằng những ký hiệu như dấu phẩy, khoảng cách hoặc dấu gạch chéo hay dấu gạch ngang.

Để có thể gộp các ô theo đúng cách mà các bạn muốn, bạn hãy tìm hiểu những lựa chọn sau đây nha:

+Chọn Cells into one ở dưới phần “What to merge”.

+Chọn những ký hiệu phân tách thông tin dưới phần “Separate values with”.

+Chọn ô mà các bạn muốn chứa thông tin cuối cùng: ô trên cùng bên phải, ô trên cùng bên trái, ô dưới cùng bên phải hoặc ô dưới cùng bên trái.

+Hãy chắc chắn rằng ô Merge all areas in the selection đã được chọn. Nếu ô này không được chọn, công cụ này sẽ đóng vai trò như chức năng CONCATENATE, nghĩa là gộp các thông tin dữ liệu vào một ô mà không gộp các ô chứa thông tin đó nha.

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Ngoài việc gộp các ô ra, công cụ này còn giúp các bạn gộp các cột và hàng một cách nhanh chóng, bạn chỉ cần chọn trong danh sách ở phần “What to merge” mà thôi. Công cụ này phù hợp với cả các trang tính Excel 2016, 2013, 2010, 2007 và 2003.

Cách thứ 3: Dùng chức năng CONCATENATE để gộp nhiều ô trong trang tính excel:

Những ai đã quen thuộc với các công thức của trang tính Excel cơ bản thì sẽ thấy hứng thú với cách gộp ô này. Các bạn có thể sử dụng chức năng CONCATENATE để gộp các thông tin vào một ô trước, sau đó mới gộp các ô.

Giả sử bạn muốn gộp ô A2 và B2 trong trang tính Excel, cả hai ô này đều chứa dữ liệu. Để không bị mất dữ liệu trong ô thứ 2 khi gộp, bạn hãy gộp dữ liệu của chúng bằng cách sử dụng một trong 2 công thức như dưới đây nhé:

=CONCATENATE(A2,”, “,B2)

=A2&”, “&B2

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

”Công thức này tuy nhiên sẽ tập hợp các dữ liệu được gộp vào một ô riêng biệt “D2”. Nếu bạn cần gộp hai ô (A2 và B2) với thông tin gốc, bạn sẽ cần làm thêm một vài bước như sau:

+Copy ô có chứa công thức CONCATENATE (D2)

+Paste (dán) công thức vào ô đầu tiên trên cùng bên trái của dãy ô bạn muốn gộp (A2). Để làm vậy, thì bạn hãy chọn A2, click nhấn chuột phải vào ô và chọn vào Paste Special => Values.

+Chọn ô bạn muốn gộp (A2 và B2) sau đó click chuột vào Merge and Center.

+Như vậy là bạn đã có thể gộp nhiều ô trong Excel mà vẫn giữ nguyên dữ liệu, công thức CONCATENATE chỉ dài hơn một chút mà thôi. Ưu điểm của cách này là bạn có thể phân tách các thông tin được gộp bằng các dấu chỉ trong một công thức duy nhất, ví dụ như là:

=CONCATENATE(A2, “: “, B2, “, “, C2)

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Các phím tắt để gộp ô trong trang tính Excel

Nếu các bạn gộp ô trong Excel hay gộp cột trong excel với cách thông thường thì bạn có thể tận dụng những phím tắt dưới đây.

1.Thứ nhất chọn ô mà bạn muốn gộp.

2.Nhấn phím Alt để có thể điều khiển thanh công cụ trên trang tính Excel và hãy giữ phím cho đến khi một dãy chữ tắt hiện lên

3.Nhấn vào phím H để sử dụng tab Home.

4.Nhấn chọn phím M để sử dụng Merge & Center.

5.Nhấn một trong các phím sau đây nhé:

+C là để gộp và căn lề chính giữa cho các ô tính

+A là để gộp các ô theo từng hàng riêng biệt

+M là để gộp ô mà không căn lề chính giữa

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Đầu tiên là việc sử dụng phím tắt có thể khiến bạn thấy khá bối rối, nhưng chỉ cần luyện tập một chút là bạn sẽ thấy đấy là cách để gộp ô nhanh hơn thay vì dùng con chuột.

Cách nhanh nhất tìm được các ô đã gộp

Để có thể nhanh chóng tìm ra các ô đã gộp trong trang tính Excel thì bạn hãy thực hiện các bước như dưới đây:

1.Nhấn chọn Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace, hoặc chọn vào Find & Select => Find.

2.Ở thanh Find, chọn vào Options => Format.

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

3.Ở tab Alignment, bạn hãy nhấn chuột vào ô Merge Cells ở dưới phần Text Control và nhấn OK.

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

4.Cuối cùng là bạn hãy chọn Find Next để chọn ô bị gộp gần nhất, hoặc chọn Find All để tìm tất cả các ô bị gộp. Nếu bạn chọn phương pháp sau, Excel sẽ hiển thị danh sách tất cả các ô bị gộp để giúp bạn di chuyển giữa các ô đó bằng cách chọn từng ô trong danh sách này đó.

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Cách tách ô đã gộp trong trang tính Excel

Sau khi đã gộp ô rồi, nếu bạn muốn tách chúng ra, các bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Z hoặc click chuột vào phím Undo trên thanh Quick Access (chỉ thực hiện được khi bạn tách ô ngay sau khi gộp ô đó).

Một cách nữa là các bạn có thể thực hiện là chọn ô đã gộp, vào phần Merge & Center hoặc click vào mũi tên nhỏ ngay cạnh đó và chọn vào Unmerge Cells:

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Các cách thay thế việc gộp ô trong trang tính Excel

Việc gộp ô có thể giúp bạn trình bày thông tin trong các trang tính Excel nhưng cũng có những bất lợi nhất định đó nha:

+Bạn không thể phân loại (sort) trong một cột có chứa các ô đã gộp.

+Auto Fill hay Fill Flash sẽ không thể sử dụng được nếu trong vùng dữ liệu bạn chọn có ô đã gộp vào.

+Bạn không thể đổi một vùng dữ liệu có chứa ô gộp thành bảng Excel được.

Vì vậy, bạn hãy suy tính kỹ trước khi bạn gộp ô trong trang tính Excel và chỉ làm khi bạn thấy thực sự cần thiết thôi nhé.

Nếu bạn muốn gộp những ô có vị trí ở giữa trang tính Excel, thì bạn có thể sử dụng chức năng Center Across Selection để thay thế chúng:

+Chọn ô bạn muốn gộp, trong ví dụ này là B4 và C4 nha.

+Nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells hiện lên màn hình.

+Tại tab Alignment, chọn Center Across Selection ở danh sách Horizontal, sau đó nhấn OK là được.

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Kết quả sẽ hiển thị như các hình dưới đây, có thể thấy trông chúng không khác gì là hai ô đã bị gộp cả:

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Nhưng thực tế là, chúng ta vẫn có thể chọn ô B4 và C4 một cách riêng biệt nhé:

Cách gộp ô trong excel "thần tốc" nhất cach gop o trong

Lời kết

Trên đây là những cách mà các bạn có thể sử dụng để gộp các ô trong trang tính Excel và cách thực hiện để không làm mất dữ liệu trong các ô này. Hy vọng chúng sẽ hữu ích cho công việc và học tập của các bạn với Excel.

Chúc các bạn thực hiện thành công nhé

5/5 - (1 bình chọn)

Topmeta.vn
Logo