KPI là gì? Và làm như thế nào để xây dựng được 1 chiến lược KPI hiệu quả nhất

KPI là gì? Năng suất và hiệu quả làm việc của những nhân viên luôn là những mối quan tâm hàng đầu đối với các nhà lãnh đạo đó. Nó là yếu tố sống còn quyết định sự thành hay bại của doanh nghiệp, công ty. Thế nhưng làm sao để đánh giá điều này một cách hiệu quả nhất đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hay công ty lớn có tới hàng nghìn công, nhân viên? Và KPI ra đời chính là để giải quyết vấn đề trên. Những KPI được xem là thước đo hiệu suất làm việc của những bộ phận, nhân viên của các nhà quản trị viên trên toàn thế giới, trong đó có cả Việt Nam của chúng ta nữa . Hãy cùng Topmeta.vn tìm hiểu rõ hơn khái niệm này qua bài viết dưới đây nhé mọi người.

Vậy KPI là gì?

Vậy KPI là gì?-kpi-la-gi-va-lam-nhu-the-nao-de-xay-dung-duoc-1-chien-luoc-kpi-hieu-qua-nhat

KPI là viết tắt của tiếng Anh: Key Performance Indicator là chỉ số đo lường hiệu quả công việc hoặc là chỉ số dùng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của các tổ chức, bộ phận hoặc từng cá nhân trong doanh nghiệp nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hay công ty đó. Chỉ số này được thể hiện thông qua những số liệu, tỷ lệ hay chỉ tiêu định lượng.

Việc đo lường những chỉ số KPI sẽ khác nhau đối với các phòng ban khác nhau trong những doanh nghiệp. Vậy thì sự khác nhau khi đánh giá trong các phòng ban đó bằng những chỉ số KPI là gì? Lấy ví dụ đối với một phòng kinh doanh, thì chỉ số KPI sẽ được tính toán dựa theo tăng trưởng của việc bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành của phòng kinh doanh đó. Đối với phòng nhân sự, thì KPI sẽ được tính toán dựa theo hiệu quả của tuyển dụng, chất lượng đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực,v.v,… Các doanh nghiệp muốn đo lường hiệu quả hoạt động của tất cả các phòng ban thì phải xây dựng cho mình một bộ chỉ tiêu KPIs hoàn chỉnh nhất định.

Vậy mục đích chính của việc đo lường chỉ số KPI là gì? Nhà quản lý doanh nghiệp dựa vào chỉ số KPI để theo dõi hiệu suất làm việc của các nhân viên một cách trực quan, minh bạch và chính xác hơn. Từ đó có thể đề xuất các chế độ lương và thưởng nếu những nhân viên làm tốt hoặc các hình thức xử lý kỷ luật nếu nhân viên mà làm không tốt. Ngoài ra, những chỉ số KPI còn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả nghiệm thu của tiến trình thực hiện công việc và đảm bảo những mục tiêu đề ra có thể được hoàn thành đúng như những kỳ vọng đặt ra trước .

Phân loại KPI trong các doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu được KPI là gì rồi, chúng ta tiếp tục tìm hiểu các loại KPI là gì ở tiếp phần này nhé. Tùy vào những doang nghiệp hay là công ty khác nhau sẽ có những loại KPI khác với nhau. Bản thân của doanh nghiệp cũng sẽ có những chỉ số KPI khác nhau cho từng bộ phận như là những (nhân sự, kinh doanh, Marketing…) và đối với riêng từng nhân viên cũng có nhiều loại KPI khác nhau như là (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs…). Tuy nhiên về cơ bản thì KPI sẽ được chia ra làm 2 loại khác nhau là: KPI chiến lược và KPI chiến thuật.

KPI chiến lược là loại được gắn liền với những mục tiêu mang đến tính chiến lược. Điển hình như là mục tiêu về doanh số, lợi nhuận hay là quảng cáo… Đây là những mục tiêu tác động trực tiếp tới những sự sống còn của các doanh nghiệp hay công ty. Ví dụ như mỗi một doanh nghiệp

đặt ra KPI doanh số trong tháng phải đạt được 10 tỷ và trong năm phải đạt được 120 tỷ đề ra. Nếu không đạt được chỉ số KPI chiến lược này thì công ty sẽ bị ảnh hưởng và giám đốc bán hàng hay trường phòng của Marketing có thể sẽ bị cho thôi việc đó.

KPI chiến thuật là chỉ số đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật mà những công ty đã đề ra. Khác với KPI chiến lược, thì KPI chiến thuật không tác động trực tiếp tới sự sống còn của các doanh nghiệp nhưng lại là những chỉ số vô cùng quan trọng để đạt được KPI chiến lược nhé. Các KPI chiến thuật phải liên hệ chặt chẽ với KPI chiến lược và hỗ trợ KPI chiến lược đạt được mục tiêu đề ra của chiến lược đó.

Lấy ví dụ như chỉ số KPI chiến thuật của bộ phận nhân sự là mỗi tháng phải nhận được 100 CV sales trên mỗi kênh. Tuy nhiên cho dù có đạt được những số lượng CV này thì cũng không đảm bảo được doanh số mà bộ phận nhân sự đã đề ra. Mặc dù số lượng CV đạt được có thể không đảm bảo được doanh số nhưng càng nhiều CV thì cơ hội tìm được những ứng viên sales giỏi càng lại cao được gọi là best seller và có thể chính những best seller này sẽ giúp đạt được doanh số mà KPI chiến lược đã tạo ra cho doanh nghiệp.

Thường thì các cấp quản lý, lãnh đạo trong doanh nghiệp sẽ bị ép KPI chiến lược và những người này sẽ tạo ra các KPI chiến thuật để đạt được mục tiêu KPI chiến lược. Các KPI chiến thuật này sẽ được áp cho các bộ nhận, nhân viên cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng này.

Những sai lầm mà doanh nghiệp hay mắc phải khi xây dựng các chiến lược KPI

Việc hiểu được khái niệm về KPI là gì và phân loại KPI là gì đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bộ KPIs để áp dụng cho từng doanh nghiệp và công ty cụ thể. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải lưu ý một số những sai lầm mà doanh nghiệp thường hay mắc phải khi xây dựng chiến lược KPI. Vậy thì các sai lầm khi xây dựng KPI là gì? Chúng có thể được chia ra làm 3 sai lầm phổ biến như dưới đây.

Thứ nhất: Không liên kết với mục tiêu chiến lược của những doanh nghiệp

Một khi doanh nghiệp đã xây dựng những chỉ số KPI thì những chỉ số này phải thực sự quan trọng và có liên quan chặt chẽ đến những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp mình. Bất cứ chỉ số KPI nào cũng phải ăn khớp với từng mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp đã đề ra trước đó. Nếu xây dựng các chỉ số KPI không liên quan thì dễ dẫn đến tình trạng lãng phí nguồn nhân lực và tài nguyên đồng thời không mang lại hiệu quả cao cho các chiến lược phát triển của doanh nghiệp đó.

Thứ hai: Chỉ tập trung tới các chỉ số KPI kết quả

Không nên tập trung quá nhiều vào những KPI kết quả mà quên đi mất những KPI nguyên nhân cần thiết cho kết quả đó. Kết quả đạt được luôn là điều mà những doanh nghiệp luôn mong muốn. Nhưng nếu quá quan tâm đến kết quả mà quên đi việc làm sao để có kết quả đó thì việc đưa ra chỉ số KPI kết quả cũng chỉ mang tính mông lung và khó thực hiện được những KPI đó.

Lấy một ví dụ như là doanh nghiệp đưa ra KPI kết quả là tăng tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng của website lên 20% trong 1 năm nhưng để đạt được kết quả này thì phải tung ra những chiến lược khác ví dụ như là tung ra 3 sản phẩm mới trong 3 tháng đó đầu năm đó chẳng hạn.

Thứ ba: Xây dựng KPIs cố định, không có sự cập nhật và tùy chỉnh theo thời gian

Một số các doanh nghiệp thường mắc phải sai lầm khi xây dựng bộ KPIs cố định và không cập nhật cũng như tùy chỉnh theo thời gian và ở trong những trường hợp cụ thể.

Tiếp tục như ví dụ đã nêu ở trên, nếu chỉ mới 3 tháng đầu năm mà doanh nghiệp đã đạt được tỷ lệ chuyển đổi tăng 20% thì phải tùy chỉnh lại KPI để phù hợp với tình hình thực tế của những doanh nghiệp tại thời điểm đó. Hoặc là KPI mục tiêu được xây dựng từ trước nhưng đến thời điểm thực hiện thì lại vướng phải một số khó khăn ngoài ý muốn thì cũng nên tối ưu lại để nhân viên có thể xử lý được công việc hợp lý và hiệu quả hơn nhiều.

Đặc biệt, ở các lĩnh vực mang tính sáng tạo như họa sỹ thiết kế, kiến trúc sư, phát triển phần mềm, phân tích dữ liệu là những công việc có mục tiêu đổi mới liên tục và thường không lặp đi lặp lại. Thậm chí có những công việc chỉ diễn ra 1 lần hoặc trong khoảng thời gian ngắn mà thôi. Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng KPI cho những trường hợp như vậy.

Năm bước xây dựng bộ KPIs hiệu quả cho những nhân viên

Bước thứ nhất : Xác định các bộ phận, người xây dựng bộ KPI

+Thường thì trưởng các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp là người hiểu rõ nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu và các chức danh trong những bộ phận đó. Vì vậy những người này nên trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận của mình. Đặc biệt nếu bộ phận càng lớn thì càng cần phải chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các nhân viên của mình.

+Ngoài ra thì, đội ngũ quản lý cấp cao hay bộ phận nhân sự cũng có thể là những người xây dựng bộ KPIs cho các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên vì những người này không trực tiếp chỉ đạo công việc chuyên môn ở các phòng ban nên đôi khi sẽ đưa ra những chỉ số không thực tế, không thể hiện được đúng khả năng của các phòng ban đó được. Vì vậy những người này sau khi xây dựng hệ thống KPIs thì cần phải có sự đánh giá lại của các phòng ban hoặc là các bộ phận chức năng của doanh nghiệp.

Bước thứ: Xác định bộ các chỉ số KPI

Việc quan trọng nhất khi xây dựng bộ chỉ số cho KPIs là làm sao cho tất cả các chỉ số KPI phải gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của các phòng ban trong công ty đó. Mỗi vị trí trong 1 bộ phận sẽ có những chức năng và trách nhiệm riêng. Vì vậy cần phải xác định cho đúng, đủ và thực tế tất cả các chỉ số KPI cho bộ chỉ số KPIs này. Sau khi đã thống nhất bộ các chỉ số KPI là gì rồi thì từng chỉ số phải được đánh giá theo tiêu chuẩn của SMART.

Trong đó là:

+S – là mục tiêu cụ thể

+M – là mục tiêu đo lường được

+A – Attainable: là mục tiêu có thể đạt được

+R – Relevant: là mục tiêu thực tế

+T – Timebound: là mục tiêu có thời hạn cụ thể

Đây là năm tiêu chuẩn SMART cần phải được đảm bảo trong quá trình xây dựng bộ chỉ số KPIs của doanh nghiệp. Tất cả các chỉ số KPI đều phải đạt được năm tiêu chuẩn này nếu không việc đánh giá sẽ bị ảnh hưởng xấu đồng thời gây ra những hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị của doanh nghiệp hay công ty sau này đó.

Bước ba: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi mà đã xác định được bộ các chỉ số KPI là gì, bạn cần phải áp dụng vào từng vị trí công việc cụ thể để đánh giá mức độ hoàn thành chúng. Các đầu công việc thường được chia ra làm ba nhóm chính. Ở đây, 3 nhóm chính được áp KPI là những gì? Đó sẽ là:

+Nhóm A: là nhóm tốn nhiều thời gian nhất để thực hiện và kết quả ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung của chiến lược.

+Nhóm B: là nhóm tốn ít thời gian để thực hiện và ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung hoặc, và tốn nhiều thời gian để thực hiện những ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung của chiến lược đó.

+Nhóm C: là nhóm tốn ít thời gian thực hiện và ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

Mỗi nhóm khác nhau thường được áp trong số khác nhau dựa theo những mức độ quan trọng của chúng. Ví dụ như là A: 50%; B: 30% và C: 20%.

Để đánh giá những mức độ hoàn thành của một nhân viên nào đó trong công ty thì có thể sẽ phải bao gồm cả ba yếu tố KPI là: A, B và C đó nhé.

Bước bốn: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Xây dựng được mức lương thưởng xứng đáng với mức độ hoàn thành bộ KPIs mà doanh nghiệp đã đề ra trước đó. Đây là chính sách có thể được xác định trước bởi các cấp lãnh đạo hay các quản lý cấp cao của doanh nghiệp và công ty đó. Nó cũng có thể được tạo ra bởi người xây dựng bộ KPIs hoặc là do chính các nhân viên thống nhất với nhau và có lãnh đạo thông qua đề xuất đó.

Bước năm: Điều chỉnh và tối ưu các chỉ số KPI

Hệ thống của KPIs sau khi được xây dựng xong thì phải được theo dõi thường xuyên và điều chỉnh theo thời gian hoặc theo tình hình thực tế của những doanh nghiệp. Theo nghiên cứu thì có thể mất tới vài tháng thì bộ KPIs mới được tối ưu. Nhưng một khi đã tối ưu thì cần phải duy trì nó ít nhất 1 năm đó.

Quản trị nhân sự theo KPI là một phương pháp ưu việt có vai trò quan trọng trong sự phát triển của những doanh nghiệp hiện nay. Cách làm này cũng đã được kiểm chứng ở rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam của chúng ta.

Ngoài những KPI hiện nay còn có thêm quản lý hiệu suất bằng quản trị mục tiêu OKR. Đây là một phương pháp quản trị năng suất khá mới nhưng cho thấy nhiều hiệu quả khi tăng được sự cam kết và tính chủ động của những nhân viên. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ đòi hỏi sự am hiểu và thử nghiệm để áp dụng hợp lý với mô hình của các doanh nghiệp. Nên khi doanh nghiệp chưa thực sự nắm vững được những lý thuyết về OKR hoặc việc thử nghiệm chưa thực sự đạt được kết quả như kỳ vọng thì áp dụng KPI một cách hiệu quả vẫn là một sự lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp và công ty đó.

Lời kết

Qua bài viết này thì bạn đã biết được KIP là gì rồi đúng không nào?

Nếu bạn thấy bài viết trên đây hữu ích thì hãy đánh giá phần phía bên dưới đây nhé!!!

Bạn thấy bài này thế nào?

Topmeta.vn
Logo